Ja wo sind sie denn, die Lizenzen die gerade jetzt wichtig sind. Da hat man über Jahre alle Unterlagen und Medien und … archiviert. Im Schrank, in einer Datenbank oder in der Anlagenbuchhaltung oder in Excel und jetzt werden die Fragen gestellt nach:
- Compliance
- Value
- Optimierung
- …
Gut wenn der Prozess schon vor Jahren eingeführt worden ist und gelebt wurde. Das heißt natürlich auch angepasst auf die neuesten Möglichkeiten. Aber was wenn nicht?
Jetzt ist es Zeit für eine Inventur und zwar exemplarisch für einen Hersteller (der der gerade ganz wichtig ist) und zum Üben noch ein paar weitere Hersteller. Bei der Inventarisierung den „Proof of License“ nicht vergessen.
Die kaufmännischen Lizenzen der Inventur in einer geeigneten Datenbank (z.B. Lizenzmanagementtool) ablegen bzw. aktualisieren. Die erhobenen Zahlen sollten einer Stichprobenprüfung gegen z.B. die Anlagenbuchhaltung, Schrankware oder Lizenzportale stand halten. Bei der Datenbankablage die entsprechenden Referenzen des Lagerortes für Medium, Lizenzkey, Kaufnachweis, … mit hinterlegen. Nicht anders als eine gute Lagerbuchhaltung, allerdings mit einem zusätzlichen Link zur Vertragsverwaltung.
Je nach Abfrage werden nun die Lizenzen nicht nur in der Datenbank gefunden, sondern auch unmittelbar der Lagerort mit den notwendigen Verknüpfungen.